Por IMAN · Actualizado el · 8 minutos de lectura
Antes de contratar una empresa de software o de automatización con IA, preguntale cómo va a entender tu proceso, qué primer alcance propone y cómo vas a comprobar que funciona. Pedí también que aclare quién queda como dueño del código, de las cuentas y de los datos, qué hace la IA cuando no sabe, qué soporte hay después de la entrega y cuánto vas a pagar a terceros además del desarrollo. Una empresa seria responde todo esto con precisión antes de firmar; si esquiva estas preguntas, ya tenés una respuesta.
Da igual si se presenta como empresa de desarrollo de software, estudio o agencia de automatización con IA: estas preguntas sirven para comparar propuestas y para contratar automatización de procesos en Argentina con menos sorpresas, aunque al final elijas a otro proveedor. Llevalas a la primera reunión y anotá qué responde cada uno.
Las 10 preguntas antes de contratar
- ¿Pregunta por tu proceso antes de hablar de herramientas? Una buena primera reunión se parece a un relevamiento: quién hace cada tarea, con qué datos, en qué sistema, dónde se traba y qué excepciones aparecen. Si antes de entender eso ya te recomienda una plataforma o un «agente que lo resuelve todo», está vendiendo lo que tiene, no lo que necesitás. La herramienta se elige después; en la guía Zapier, Make, n8n o desarrollo a medida comparamos cuándo conviene cada camino.
- ¿Propone un primer alcance acotado y verificable? Desconfiá de «automatizamos tu atención» o «digitalizamos tu empresa». Un buen primer alcance nombra un flujo concreto, qué entra, qué sale, qué queda afuera y cómo se decide que está terminado. Ejemplo hipotético: «responder consultas de precio y stock de una línea de productos, registrar el pedido en la planilla y derivar todo lo demás a ventas». Si no sabés por dónde empezar, la guía sobre qué proceso conviene automatizar primero ayuda a elegir. Preguntá también qué va a necesitar de tu equipo: accesos, ejemplos reales y alguien que pruebe y apruebe.
- ¿Te muestra una demo con tu caso o una presentación? Una presentación muestra lo que salió bien en otro negocio. Pedí ver el flujo con tus productos, tus preguntas frecuentes o tus documentos, aunque sean datos de prueba. Una demo con tu caso deja ver, antes de firmar, si entendió tus reglas y dónde están las excepciones difíciles.
- ¿Quién va a ser titular del código? La Ley 11.723 de Propiedad Intelectual protege los programas de computación, fuente y objeto, desde que los incorporó la Ley 25.036. El texto actualizado de la Ley 11.723 reconoce como titular a la persona o empresa cuyos empleados, contratados para desarrollar software, produjeron el programa en sus funciones laborales, «salvo estipulación en contrario», y prevé los contratos de licencia como una forma de explotar el software. Cuando contratás a una empresa externa no conviene dar nada por supuesto: pedí que el contrato diga si te ceden los derechos o te otorgan una licencia, con qué alcance, y qué componentes propios del proveedor quedan afuera. Que reutilice su base técnica puede ser razonable; lo importante es que puedas seguir operando si la relación termina. Esto no es asesoramiento legal: revisá el contrato con un abogado.
- ¿A nombre de quién quedan las cuentas y cómo te llevás tus datos? El dominio, el hosting, los servidores y las cuentas de servicios deberían estar a nombre de tu empresa o, como mínimo, con acceso de administrador tuyo. En WhatsApp esto pesa más: según la documentación de Meta sobre cuentas de WhatsApp y de mensajería, cada una pertenece a un solo portfolio comercial y una cuenta de mensajería no se puede migrar de una empresa a otra. Pedí que se creen en el portfolio de tu negocio y que el proveedor acceda como socio, con los permisos que le asignes. Preguntá además cómo exportás clientes, pedidos y conversaciones en un formato que puedas abrir sin ese proveedor.
- ¿Cómo trata los datos personales de tus clientes? La Ley 25.326 de Protección de Datos Personales pide que los datos sean ciertos, adecuados, pertinentes y no excesivos para la finalidad con la que se obtuvieron, y que se tomen medidas técnicas y organizativas para protegerlos. A quien presta servicios de tratamiento de datos por cuenta de terceros le prohíbe usarlos con un fin distinto al que figura en el contrato o cederlos, y le exige destruirlos al cumplir la prestación, salvo autorización expresa. Preguntá dónde se guardan, quién accede, qué datos se envían a un modelo de IA, si salen del país y cómo se borran al cerrar el servicio. La Agencia de Acceso a la Información Pública recuerda que las bases de datos que permiten obtener información sobre las personas deben estar inscriptas y explica cómo saber si estás alcanzado.
- ¿Qué hace la IA cuando no sabe? Un modelo de IA puede dar una respuesta equivocada con total seguridad. Pedí ver qué información usa, qué temas tiene vedados (precios especiales, reclamos, pagos) y cómo pasa la conversación a una persona. En WhatsApp no es opcional: la política de mensajes de WhatsApp Business permite automatizar respuestas dentro de la ventana de 24 horas, pero exige vías de escalamiento rápidas, claras y directas, como la transferencia a un chat con una persona, un teléfono o un correo. También exige el permiso previo de quien recibe tus mensajes. En la guía sobre qué puede responder un agente de IA en WhatsApp detallamos qué delegar y qué no.
- ¿Qué pasa después de la entrega? Todo sistema conectado necesita mantenimiento: cambia una API, se actualiza el ERP, aparece un caso nuevo. Pedí por escrito quién atiende los errores, por qué canal, en qué horario y en cuánto tiempo responde; qué incluye el abono y qué se cotiza aparte; y qué documentación recibís para que otro equipo pueda continuar si hace falta.
- ¿Separa los costos de terceros del desarrollo? Además del desarrollo, suele haber costos de uso: los mensajes de WhatsApp que cobra Meta, el consumo de modelos de IA, otras APIs, hosting, dominios o licencias del ERP. Pedí que la propuesta los liste por separado, diga a nombre de quién se facturan y estime cuánto pueden variar con tu volumen. En la guía WhatsApp Business o la API de WhatsApp explicamos qué mensajes tienen cargo.
- ¿Cómo vamos a saber si funcionó? Antes de empezar, acordá una línea de base y pocos indicadores: tiempo dedicado a la tarea, errores, consultas resueltas sin intervención, pedidos que quedan registrados sin copiarlos a mano. Definí cuándo se revisan y contá también el tiempo de supervisión: una automatización que obliga a corregirlo todo no ahorra trabajo.
Señales de alerta
- Resultados garantizados. «Vas a vender el doble» o «vas a ahorrar la mitad del tiempo» antes de conocer tu proceso. Nadie puede prometer un resultado sobre algo que todavía no midió.
- «La IA hace todo». Sin límites, sin fuentes y sin derivación a una persona.
- Precio cerrado sin ver el proceso, o un presupuesto que no dice qué incluye ni qué queda afuera.
- No podés ver el código ni exportar tus datos, o las cuentas quedan a nombre del proveedor.
- Te pide contraseñas en lugar de accesos. Si la plataforma permite asignar permisos a un socio, no hace falta compartir la clave del dueño.
- Costos de terceros «incluidos» sin detalle, que después aparecen en otra factura.
Ninguna de estas señales prueba mala fe, pero cada una te deja con menos control sobre algo que vas a usar todos los días. Si dudás entre una plataforma y un desarrollo propio, mirá la guía de software a medida para pymes.
Checklist antes de firmar
- Me explicó mi proceso con mis palabras antes de proponer una herramienta.
- El primer alcance nombra un flujo, qué queda afuera y cuándo está terminado.
- Vi una demo con datos de mi negocio, no solo una presentación.
- El contrato dice quién es titular del código o qué licencia recibo.
- Dominio, servidores y cuentas de WhatsApp quedan a nombre de mi empresa, y sé cómo exportar mis datos.
- Sé dónde se guardan los datos personales, quién accede y qué pasa con ellos al terminar.
- La IA tiene límites escritos y una derivación a una persona.
- El soporte posterior tiene canal, horario, tiempos de respuesta y precio.
- Los costos de terceros están separados y estimados según mi volumen.
- Acordamos una línea de base y cómo vamos a medir.
- Un abogado revisó el contrato.
Cómo responde IMÁN a estas preguntas
En IMÁN, estudio de software y automatización con IA para pymes, empezamos por un flujo concreto de tu negocio, no por una herramienta. Te mostramos una demo armada con tu caso: tus productos, tus preguntas o tus documentos. La propuesta detalla el alcance, lo que queda afuera, la inversión y, por separado, los costos de terceros. No garantizamos resultados: proponemos un primer paso acotado que puedas verificar antes de sumar el siguiente.